留学生们越来越离不开英文邮件, 无论是教授布置作业还是同学们通过邮件询问学习疑难, 都会使用这一交流媒介. 英文邮件中也分为正式邮件和非正式邮件, 涉及到的写作注意点也不尽相同. 接下来EssayV澳洲论文网就来具体介绍英文Email怎么写以及Email写作注意事项.
目录:
English Email Writing
英文Email怎么写
Formal Email和Casual Email有什么区别
商务英文Email格式
英文邮件范文
Email写作注意事项
英文各类邮件代写 – EssayV澳洲论文网
English Email Writing
英文邮件分为“Formal Email正式邮件”和“Casual Email非正式邮件”, 这二者有联系又有区别. 总的来说, 英文邮件是通过电子邮箱将一封简要信息传达至收件人手中, 起到告知的作用. 关于引文邮件格式, 倘若你引用了一部分内容, 要加上双引号; 如果是长篇引用, 可以放置在附件中, 但要在正文中标记出来, 以示说明.
英文Email怎么写
▶ 邮件主题
主题栏是收件人一眼就看到的内容, 如果存在太多干扰信息或没有中心要义, 往往会被当做无用邮件被忽略, 因此, 越正式的文件越应该写清楚事由以及重要信息. 但切记, 主题也不应该过长, 一般来说, 标题包含“中心事由+关于时间地点的补充信息”.
▶ 收件人称呼
这里的称呼是指这封邮件要送达的对象, 在正式文件中, 这是不可缺少的一部分, 在称呼方面, 正式邮件中分为以下几种情况:
收件方为一个群体: 你需要用群发的称呼, 如: Dear Students.
不清楚收件人的具体名字: 此时, 你尽量去搜寻该收件人的相关信息, 如果的确信息有限, 那么你可以将称呼改为他的职称, 如: Dear Professor.
不清楚收件人的姓名和职称: 此时信息实在有限, 极少数情况下可以这样称呼: To whom it may concern.
非正式邮件里有以下两种称呼: 对个人: Hello Lisa. 对集体: Hey Class.
▶ 邮件开头
英文邮件开头一般首先要给出问候语, 关于英文邮件开头问候语, 你可以根据与收件人的亲疏关系来使用不同语体色彩的话语. 例如问候教授导师时, 尽量用一些正式, 温暖的表达方式, 如, “Warmly”, “With thanks”, “ Warm regards” 等等. 其次, 邮件开头应当包含你的自我介绍, 例如个人信息或与此封邮件相关的身份介绍. 这样收件方能够Get你的信息后, 快速建立联系. 接着, 你一般要写明发邮件的缘由, 即简要的原因说明.
▶ 邮件正文
正式的英文邮件在一开始会具体阐述这封邮件的写作目的. 尤其当收件人不了解你的主题时, 你可能要花一定的笔墨来具体阐述相关事由的安排与信息, 以免信息传递不到位导致不好的后果. 当然, 邮件要避免长篇大论, 会引起视觉疲劳, 简洁清晰地阐述事件信息即可.
▶ 邮件结尾
关于Email结尾怎么写, 它和邮件开头某些内容有异曲同工之妙, 主要是留下你的相关信息, 提醒读者你的个人身份, 包括姓名和联系方式, 必要的话, 可以留下地址. 如果是是求助邮件, 一般最后还要附上感谢的话语, 如: “Thank you, and I look forward to hearing from you. ” . 同时, 正式邮件的末尾都要写上礼貌用语, 如“Yours truly”, “Sincerely yours”等结束语, 给读者留下一个好的印象也是很重要的.
Formal Email和Casual Email有什么区别
① 结构方面
● Formal Email: 正式邮件有完整的写作结构: “主题 – 称呼 – 开头句 – 正文 – 结尾句 – 署名”.
● Casual Email: 日常邮件通常都是发给你很熟悉的人, 因此无需太在意结构上的完整, 可以省略称呼和官方的问候语, 也无需进行自我介绍, 只需传达到主要内容即可.
② 内容方面
● Formal Email: 正式文件在书写内容时, 要避免使用俚语, 缩写, 表情符号和随意的口语化表达. 写作时避免语法错误和句意不通畅等细节问题.
● Casual Email: 非正式文件中可以适当运用俚语, 不完整句子, 只要能起到表达意思即可, 正文内容也不要太拘谨, 可以适当包含轻松欢快的语体色彩.
商务英文Email格式
▶ 专业电子邮件地址
商务英文邮件中的地址应当是发件人真实姓名的变体, 同时使用正确的标点和连字符来确保邮件地址中只包含你的名字, 减少不必要的数字或字母的出现.
▶ 使用精准的主题
商务邮件的内容一般都关于企业公务, 那么你要用简洁的Keywords来囊括中心事件, 常用的格式为“事件名称: 中心词+时间/地点”. 简明扼要的主题能够让读者不会因模糊的文意而把这封Email当成垃圾邮件.
▶ 书写邮件正文
这部分主要包括电子邮件的主要信息, 须注意的是, 要使用正确的语法和完整的句子, 在字体方面也有所要求. 在商务邮件中, 一般采用“Times New Roman”或“Arial”字体, 字号为“12号”, 且避免使用过多的文字样式, 例如斜体, 高亮或彩色字体.
▶ 邮件结尾附上签名
因为这是一封正式的商务邮件, 你需要附上含有“姓和名”的签名; 倘若你是代表一个群体或组织发送邮件, 那么你需要附上该组织的头衔名字.
英文邮件范文
Subject Line: Invitation Letter about New Media Product Launch Conference
Dear Professor Daniel,
I hope this email finds you well. I am the new media operation director of XXX Company, and I am sending you the email today to invite you to attend our company’s new product launch. At present, our company has launched a face recognition punch-in software. We want to research the user experience and operability of this software in depth.
This software has been running in our company at present, and the response is good. If you have time, please take the time to participate in our product launch conference, and then give us suggestions for improvement based on your user experience.
If you are willing to attend this product launch, please contact me in time. We will discuss the details of the press conference further. I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Bob Smith
New Media Operation Director
XXX Company
Email写作注意事项
▶ 考虑目标收件人
当你在写作一封电子邮件时, 要考虑到你的语体色彩是否与收件人身份匹配, 倘若你是给一位商务人士发送正式邮件, 务必要避免使用任何笑话或俚语; 倘若你是给亲近的朋友写邮件, 用更友好亲近的表达方式是不为过的.
▶ 保证邮件简洁明了
电子邮件一般起到的作用为传达信息即可, 所以邮件里只要将关键信息包括在内不遗漏即可, 避免长篇大论, 给收件人造成不好的阅读感受, 尽量使用简短明确的句子来写邮件.
▶ 添加必要的附件
正式文件中有时需要附上具体的附件说明, 此时你只需要在正文中提到它们, 具体的文件内容可以放在附件让他们参阅. 当然, 还是要尽量减少附件的数量和文件容量大小, 并且最好使用通用的文件类型.
英文各类邮件代写 – EssayV澳洲论文网
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以上就是英文Email全部内容了, 关于邮件写作, 根据事由的差异以及收件人身份的不同, 留学生们在写作时要注意不同的要点和邮件格式. 如果您不擅长这方面的写作, 可随时寻求EssayV的帮助! 英文各类邮件代写, EssayV澳洲论文网是您的首选!
